食品卸のFAX受注、従業員10人未満でもできる効率化
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FAX受注の効率化について調べると、「1日3,000件を処理」「年間◯千万円のコスト削減」といった大手食品卸の事例が目につきます。参考にはなりますが、従業員10人未満、受注担当が1〜2名という規模の食品卸にとっては、規模感が違いすぎて自社に当てはめにくいと感じることも多いはずです。
この記事では、少人数の食品卸を前提に、無理のない効率化の考え方を整理します。
少人数の食品卸ならではの事情
大手と少人数の食品卸では、抱えている課題の質が違います。
- 枚数は少ないが、1人あたりの負担は重い: 大手のように受注専任チームがいるわけではなく、経理や仕入れと兼務で受注入力を担当していることが多く、繁忙期には他の業務との両立が難しくなります
- 取引先ごとの癖の把握が特定の担当者に集中しやすい: 少人数だからこそ「あの人しか分からない」が起きやすく、休暇や退職の影響が業務全体に直結します
- 大掛かりなシステム投資の予算が組みにくい: 大手向けの月数万円〜数十万円の製品は、少人数の食品卸の受注枚数に対して割高になりがちです
無理のない効率化の進め方
大手事例をそのまま真似るのではなく、規模に合った順番で進めます。
- まずは枚数を把握する: 月間の受注枚数がどのくらいかを数週間記録します。月100枚前後であれば、大掛かりなツールより運用の工夫で対応できることも多く、月300枚を超えてくると自動化の効果が出やすくなります
- 繁忙期のピークを特定する: 食品卸は季節や催事によって受注量が波打つことがあります。年間を通じて平均的に効率化するのではなく、もっとも負担が重い時期に効果が出る対策を優先します
- 1人が倒れても回る体制を意識する: 品目マスタや取引先ごとの読み方のルールをシステムや文書に残しておくと、担当者が急に休んでも業務が止まりにくくなります
大手事例をそのまま参考にしないほうがいいケース
大手の事例には「専任チームによる運用」「複数拠点の統合」など、少人数の会社には当てはまらない前提が含まれていることがあります。事例を読む際は、自社と同じ規模感の話かどうかを意識し、当てはまらない部分は無理に真似しないことが大切です。
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。月9,800円(税抜・月500枚まで)から、初期費用0円で、少人数体制の食品卸でも導入しやすい価格帯にしています。品目マスタの別名登録機能により、特定の担当者しか分からなかった商品名の読み方をシステム側に残せます。
無料トライアルは30枚または14日間、クレジットカードの登録も不要です。まずは自社の受注枚数と繁忙期を把握するところから始めてみてください。