手書き伝票のデータ化、外注と自動化どっちが得か計算してみた

手書き伝票のデータ化を検討するとき、多くの会社が「外注(BPO)にするか、自動化(AI-OCR)にするか」で迷います。ネットで単価だけを比べると、1枚数十円の外注の方が安く見えることもあります。ですが単価だけの比較は判断を誤らせます。外注は枚数に比例して費用が増える一方、自動化は月額の固定費が中心だからです。

この記事では、実際に数字を当てはめて、どの枚数から自動化の方が得になるかを計算します。

2つのコスト構造の違い

まず、それぞれの費用がどう積み上がるかを整理します。

• 外注(BPO): 1件あたり数十円〜数百円の従量課金が基本です。帳票が複雑なほど単価は上がります。枚数が増えるほど費用が比例して増えるのが特徴です
• 自動化(AI-OCR): 月額の固定費(プラン上限枚数まで定額)+上限を超えた分の従量課金が基本です。枚数が少なくても固定費は発生しますが、増えても費用の伸びは緩やかです

つまり、枚数が少ないうちは外注が有利、枚数が増えると自動化が有利になる、という損益分岐点がどこかに存在します。

実際に計算してみる

条件を仮に置いて計算します。外注の相場は帳票の複雑さで大きく変わるため、ここでは仮に1枚80円として試算します(相場は数十円〜数百円です。自社で見積もりを取った実際の単価に置き換えて計算してください)。自動化側は、月9,800円(税抜・月500枚まで)+超過1枚30円(税抜)というプランを例にします。

この試算では、月150枚を超えたあたりで自動化の方が安くなり、枚数が増えるほど差は開いていきます。逆に月50枚程度であれば、外注の方が安いという結果です。損益分岐点の枚数は「自動化の月額 ÷ 外注の1枚単価」で概算できます(この例では 10,780円 ÷ 80円 ≈ 135枚)。自社の見積もりが取れたら、この式に当てはめて確認してください。

金額以外に効いてくる違い

損益分岐点だけで決めると見落とす点が3つあります。

• 納期: 外注は依頼から納品まで数時間〜翌日かかるのが一般的です。締め時間に間に合わせたい受注入力のような業務では、即時に結果が返る自動化の方が向いています
• 原本の社外持ち出し: 外注では、原本または画像データを社外のオペレーターに渡す前提になります。取引先の情報が記載された伝票を社外に出すことへの抵抗感や、社内規定上の制約がないか確認が必要です
• 繁忙期の対応力: 外注は依頼件数が急増すると、対応可能件数の上限や納期遅延が発生することがあります。自動化はシステムが処理するため、枚数が増えても処理速度は基本的に変わりません

併用という選択肢

実務では「どちらか一方」である必要はありません。定型の伝票は自動化で処理し、フォーマットが特殊すぎる例外的な伝票だけを外注に回す、という併用も現実的な選択肢です。自動化側の対象範囲を「読み取れる伝票」に絞り込めれば、無理に汎用性の高い(=高額な)製品を選ぶ必要もなくなります。

手前味噌の紹介

この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。月9,800円(税抜)から、初期費用0円で、月間枚数が変動しても超過分は1枚30円+税の従量課金で対応できます。原本データは組織単位で分離され、オペレーターが内容を代行入力することはありません。

無料トライアルは30枚または14日間、クレジットカードの登録も不要です。上の表の計算式に自社の枚数を当てはめる前に、まず実物の伝票で確認にかかる時間を試してみてください。