受注入力のコストを「時給換算」で可視化する方法
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「受注入力に結構な時間がかかっている気がする」——感覚では分かっていても、それを上司や自分自身への説得材料にするには数字が必要です。この記事では、受注入力にかかっているコストを時給換算で可視化する具体的な手順を紹介します。
なぜ時給換算が有効なのか
受注入力の負担は、多くの場合「大変だ」という感覚でしか語られず、経営判断の材料になりません。時給換算すれば、ツール導入や人員配置の判断を「感覚」ではなく「金額」で比較できるようになります。上司への説明も、「大変です」ではなく「年間○万円かかっています」の一言で伝わります。
手順1: 1週間、実際の時間を計測する
もっとも確実なのは、実際にストップウォッチで測ることです。1日の受注入力にかかった時間を、電話対応などの中断も含めて1週間記録します。「なんとなく1枚3分」という感覚値と、実際に測った数字にはズレがあることが多く、たいてい実測の方が長くなります。
計測が難しい場合は、1枚あたりの入力時間を経験的な目安として、次の式に当てはめても構いません。ただし精度は実測に劣ります。
手順2: 月間・年間コストに換算する
計測できたら、次の式で年間コストを出します。
年間コスト = 1枚あたりの入力時間(分) ÷ 60 × 月間枚数 × 12ヶ月 × 時給
たとえば1枚3分、月300枚、時給1,500円の場合。
3分 ÷ 60 × 300枚 × 12ヶ月 × 1,500円 = 270,000円/年
この時点で「受注入力だけで年間27万円」という具体的な数字になり、ツール導入の予算感と比較できるようになります。
手順3: 見落としがちな「隠れコスト」も足す
入力時間だけでなく、次のコストも見落とされがちです。
- 確認・修正の時間: 入力ミスに気づいて修正する時間。ダブルチェックをしている場合はその工数も含めます
- 問い合わせ対応の時間: 誤出荷や記載ミスで取引先から確認の電話が来た場合の対応時間
- 属人化のリスクコスト: 担当者が休むと業務が止まるリスクは金額化しにくいですが、「代わりの人を育てる教育コスト」として一部は数字にできます
これらを含めると、単純な入力時間だけの試算より実態に近い数字になります。
手順4: 導入後のコストと比較する
現状コストが出たら、ツール導入後の年間コストと比較します。
導入後の年間コスト = (月額 + 超過従量分の見込み) × 12ヶ月 + 初期費用
現状コストが導入後コストを上回っていれば、その差額がそのまま効果になります。この2つの数字を並べるだけで、稟議書や上司への説明資料が作れます。
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。月9,800円(税抜・月500枚まで)から、初期費用0円です。上記の式に当社の料金を当てはめれば、導入後のコストはすぐに試算できます。
無料トライアルは30枚または14日間、クレジットカードの登録も不要です。まずは実際に確認にかかる時間を計測して、手順1の数字を出すところから始めてみてください。