注文書をデータ化する5つの方法 — 月間枚数別のおすすめ

注文書のデータ化を検索すると、手入力の工夫からAI-OCR、外注まで様々な方法が出てきて、結局どれが自社に合うのか分かりにくいものです。この記事では、注文書をデータ化する方法を5つに整理し、月間の処理枚数を軸に「どの規模ならどの方法が向くか」をまとめます。

5つの方法を一覧で比較

先に全体像を示します。詳しい特徴はこのあとの見出しで説明します。

①手入力を工夫して続ける

枚数が少ないうちは、無理にツールを入れず運用でカバーするのが合理的です。入力専用の時間帯を電話当番と分離する、取引先ごとの「読み方メモ」を作るといった工夫だけで、ミスはかなり減らせます。月100枚を超えてくると、1枚3分としても月5時間以上が入力に消える計算になり、次の方法を検討するラインです。

②表計算ソフト+関数・マクロ

取引先ごとの様式がほぼ決まっているなら、決まった位置に転記するテンプレートやマクロを組むことで、入力の手間を減らせます。費用はかかりませんが、様式が変わるたびにテンプレートの手直しが必要で、担当者の異動で仕組みが属人化しやすいのが弱点です。

③据え置き型OCRソフト(買い切り)

スキャナに付属する、または買い切りで導入するOCRソフトです。定型帳票を大量にスキャンする用途に向き、月額費用がかからないのが利点です。ただし帳票ごとに「どこに何が書いてあるか」を設定する必要があるものが多く、取引先ごとに様式が異なるFAX注文書には手間がかかります。手書き文字への対応も製品差が大きい領域です。

④クラウド型AI-OCR(注文書特化)

注文書をアップロードすると、AIが読み取り→確認画面→CSV出力までを一体で行うサービスです。帳票ごとの事前設定が不要なものが多く、取引先が多い・様式がバラバラという中小企業のFAX受注と相性がよい方法です。月額課金が中心のため、枚数が少ないと割高に感じることがあります(目安として月100枚未満なら①②で足りることが多い)。

⑤BPO(入力代行)

読み取りそのものを外部のオペレーターに委託する方法です。帳票が特殊すぎて自動化が難しい場合や、社内に確認する人員すら置けない場合の受け皿になります。納品まで数時間〜翌日かかることが多く、締め時間に追われる受注入力とは相性がよくない点に注意が必要です。

どれか一つに絞る必要はない

実務では併用も現実的です。よくあるパターンは、定型の注文書は④で自動処理し、様式が特殊すぎる一部の取引先だけ①や⑤で個別対応する、という組み合わせです。全取引先を一つの方法でカバーしようとすると、汎用性の高い(=高額な)製品を選ばざるを得なくなることがあるため、対象範囲を絞る発想も有効です。

手前味噌の紹介

この記事を書いているのは、④のクラウド型AI-OCRにあたる、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。取引先ごとの帳票定義は不要で、AIが読み取った内容のうち自信のない項目だけを黄色で示すため、担当者は怪しい箇所だけを確認すれば基幹システム取込用CSVが完成します。月9,800円(税抜)から、初期費用0円です。

無料トライアルは30枚または14日間、クレジットカードの登録も不要です。まずは自社の注文書で、①〜③との体感差を確かめてみてください。