受注データを基幹に入れたら終わりじゃない — 送り状(出荷伝票)CSVを作るときに詰まりやすいところ
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FAX注文書を基幹システムに取り込めるようになると、「これで受注業務は楽になった」と感じます。ですが出荷の前には、もう一段階の作業が残っていることが多いです。基幹システムに入れた受注データを、配送業者の送り状発行システム(ヤマト運輸「B2クラウド」、佐川急便「e飛伝」など)に渡すための、別のCSVを作る工程です。
この記事では、受注データのCSVと送り状のCSVがなぜ別物になるのか、ヤマト運輸・佐川急便それぞれの公式資料で確認できる取込方式を整理したうえで、実務で詰まりやすいポイントをまとめます。実際の項目名・必須列・文字数制限は配送業者・契約プランによって変わることがあるため、最新のレイアウトは各社の公式資料で必ず確認してください。
受注データのCSVと送り状のCSVは、そもそも別フォーマット
基幹システムの受注データには、得意先コード・商品コード・数量・単価といった、社内での管理に必要な項目が並んでいます。一方、送り状発行システムが欲しい項目は、お届け先の氏名・住所・電話番号・荷物のサイズ区分・個口数・配達日指定・代金引換の有無など、配送に必要な項目です。
どちらも「注文に関するデータ」ではあるものの、列の名前も並び順も、そもそも別の目的で設計されたフォーマットです。基幹システムのCSVをそのまま送り状発行システムに読み込ませても、当然ながら列がかみ合いません。この当たり前の事実が、「受注データを基幹に入れたら業務は終わり」という感覚とズレるため、出荷準備の段階で毎回つまずきの原因になります。
ヤマト運輸「B2クラウド」: 基本レイアウトと新規レイアウト
ヤマト運輸のB2クラウド公式FAQによると、外部データ(Excel・CSV)から送り状を発行する方法には2つの選択肢があります。
- 基本レイアウト: あらかじめ用意されたテンプレート(基本レイアウト・EAZY用・EC自宅外受取レイアウトなど)をダウンロードし、その指定フォーマットに必要情報を入力してから取り込む方式。システム側での追加設定は不要な代わりに、自社のデータをテンプレートの列構成に合わせて作り直す手間が発生します
- 新規レイアウト: 手持ちのデータをそのまま使い、B2クラウド上で「どの列がどの項目に対応するか」を紐付けることで取り込む方式。一度設定した紐付けは保存でき、次回以降は同じ構造のデータであれば再利用できます
つまり、基幹システムから出したCSVの列構成を毎回作り直したくない場合は、新規レイアウトで一度だけ紐付けを設定しておくのが現実的です。ただし各項目の入力規則(文字種・文字数の上限など)は「データ交換規約」に定められており、送り状の種別によって必須項目も変わるため、基幹側のCSV出力設定を決める前に確認しておく必要があります。
佐川急便「e飛伝」: 標準パターンなら列の紐付けが要らない場合も
佐川急便の送り状発行システム「e飛伝」(II/III、クラウド版のU/Vなど複数のバージョンがあります)についても、外部データをCSVで取り込んで送り状を発行する機能があります。連携先システムの案内によると、取込レイアウトとして「標準パターン」を選んだ場合、決められた並び順(項番が連番の状態)でCSVを用意すれば、列の紐付け作業なしで読み込める仕組みになっています。
一方で、自社のCSVの列構成が標準パターンと異なる場合は、事前に列を並び替えるか、対応表を作って変換する作業が必要です。詳細な項目名・文字数・必須列は、契約しているe飛伝のバージョンによって記載されている資料が異なるため、公式の操作マニュアル(送り状データのCSV入力項目レイアウトを解説したページ)で、契約中のバージョンに対応する箇所を確認することをおすすめします。
詰まりやすいポイント4つ
基幹システムのCSV取込と共通する部分もありますが、送り状CSV特有の詰まりどころもあります。
| つまずきどころ | 内容 |
|---|---|
| 項目名・並び順の違い | 基幹側の「得意先名」「納品先住所」が、送り状側では「お届け先名」「お届け先住所」など別の呼び方・別の列順になっている。単純なコピーでは通らない |
| 郵便番号・電話番号の表記 | ハイフンの有無、全角半角、桁数の上限が配送業者側で決まっている。基幹側でハイフンなしのまま保存している場合は変換が必要になることがある |
| 1注文=1口とは限らない | 数量が多い注文は複数個口に分かれることがあり、送り状は原則1明細=1口で作成する。基幹の受注1件をそのまま送り状1件に対応させると個口が足りなくなる場合がある |
| 送り状にしかない項目 | 配達日指定・時間帯指定・代金引換金額・クール便区分など、基幹の受注データには存在しない項目を、出荷担当者が送り状側で別途入力・付加する必要がある |
これらは配送業者・契約プランによって仕様が変わるため、「今の運用でどこまで基幹データだけで足りて、どこから手入力が必要か」を一度棚卸ししておくと、送り状作成のたびに毎回同じ判断をやり直さずに済みます。
まず少数の注文で通してみる
新しい取込レイアウトの設定を作ったら、最初から大量の注文で試すのではなく、数件の注文でCSVを取り込み、想定した項目がすべて正しく反映されているかを画面上で確認してから本番運用に切り替えることをおすすめします。受注CSVを取り込んだのに件数が合わない時の原因と検算のしかたで扱った「エラーは出ていないのに一部だけ入っていない」という症状は、送り状CSVの取込でも同じように起こり得ます。
また、基幹システムへの受注データ取込段階で日付や単位の表記ゆれ(表記ゆれの正規化で扱った内容)を先に整えておくと、送り状CSVを作る際の変換作業も減らせます。受注データを基幹に入れる工程でつまずきやすいポイント全般は、基幹システムへのCSV取込でよくあるエラーと対処法にまとめています。
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。FAX・手書きの注文書をアップロードするとAIが下書きを作り、担当者は自信のない項目だけを確認して確定、基幹システムが受け入れる列名・列順・文字コード(UTF-8 / Shift_JIS)のCSVとして出力します。
注文書係が担うのは、FAX・手書きの注文書から基幹システムに取り込むまでです。この記事で扱った送り状(出荷伝票)発行システムとの連携機能は持っていません。基幹システムへの入力までを1/10程度の時間に圧縮したうえで、その先の送り状作成は今回ご紹介した各配送業者の公式機能をお使いいただく、という役割分担になります。
料金は9,800円/月(税抜・500枚まで)から、初期費用0円・いつでも解約可能です。まずは受注データを基幹システムに正確に取り込むところから見直したい方は、無料トライアル(30枚または14日間、クレジットカード登録不要)でお試しください。