取引先がFAXをやめてくれない — それでも受注側だけで楽になる方法
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「Web発注に切り替えていただけませんか」と取引先にお願いして、やんわり断られた——そんな経験がある方は少なくないはずです。こちらとしては業務効率化のためのお願いのつもりでも、なぜか話が進みません。
理由を理解せずにお願いを繰り返しても、関係がこじれるだけで解決しません。この記事では、取引先がFAXをやめない理由を整理したうえで、それでも受注側だけでできる現実的な進め方を紹介します。
取引先がFAXをやめない理由
発注側の立場に立つと、断られる理由が見えてきます。
- 変更コストが発注側に集中する: Web発注への移行は、発注側の業務フローやシステムを変える負担を伴います。恩恵を受けるのは主に受注側であり、発注側にとって割に合わない投資に見えます
- 使い慣れたやり方を変えたくない: 長年FAXで発注してきた担当者にとって、新しいシステムの操作を覚えるのは負担です。特に発注担当が高齢層の場合、この心理的な壁は大きくなります
- 受注側1社のために変える動機が薄い: 発注側は複数の受注先とやり取りしており、1社からの依頼だけでは全体の業務フローを変える理由になりません
- FAXに「送った証拠が残る」安心感がある: 送信済みの紙が手元に残ることを、発注側は無意識に信頼していることがあります。Web発注は「本当に届いたか」の実感が薄いと感じられがちです
- 決裁が下りにくい: 小規模な発注先ほど、システム変更の意思決定に時間がかかったり、そもそも決裁者が変更に関心を持たなかったりします
つまり、断られるのは受注側のお願いの仕方が悪いからではなく、発注側にとって変える理由が乏しいという構造的な問題です。この前提に立つと、進め方も変わってきます。
それでも受注側だけでできること
取引先の行動を変えられない前提でも、打てる手はあります。
全社ではなく、大口取引先だけに絞って打診する
全取引先にWeb発注をお願いするのではなく、注文数が特に多い数社だけに絞って相談すると、成功率が上がります。発注側にとっても、取引額が大きい相手からの依頼であれば検討する動機が生まれやすいためです。断られても失うものは小さく、応じてもらえれば負担軽減の効果は大きい、割の良い打診です。
小さなお願いに留める
「Web発注への全面移行」ではなく、「注文書の用紙サイズをA4に統一してほしい」「品名は略さず正式名称で書いてほしい」といった、発注側の負担がほぼゼロに近い小さなお願いに留める方法もあります。読み取り・確認の負担は、こうした細かな配慮の積み重ねでも軽減できます。
受け取ったあとの処理を変える
取引先への依頼を伴わない選択肢として、受信後の処理そのものを効率化する方法があります。手入力の運用改善からAIによる読み取りまで、いくつかの選択肢があります(詳しくは「FAX注文書の手入力をやめたい人へ」「FAX受注はなくせない。でも「手入力」はなくせる」で整理しています)。取引先に一切依頼せずに始められるのが最大の利点です。
期待値の調整も大切
取引先への依頼は「全社で一斉に切り替わる」ことを期待すると、うまくいかないことに落胆しやすくなります。1社でも応じてもらえれば、その分だけ処理の負担は減ります。ゼロか百かで考えず、小さな成功を積み重ねる前提で取り組むと、施策自体を続けやすくなります。
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。取引先への依頼を一切必要とせず、届いたFAX・手書きの注文書をそのままアップロードして使えます。取引先ごとの列マッピングも一度登録すれば次回から自動で適用されるため、取引先の対応がバラバラなままでも受注側だけで負担を減らせます。
無料トライアルは30枚または14日間、クレジットカードの登録も不要です。取引先への依頼を進める前に、まず受け取ったあとの処理を変えられないか試してみてください。