FAX受注のためだけに出社する問題、受注側だけでできる解決
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テレワークを導入したはずなのに、「FAXで届いた注文書を確認するためだけに出社している」という会社は少なくありません。せっかく在宅勤務の制度を整えても、受注業務がFAXに縛られている限り、その日だけは出社せざるを得なくなります。
この記事では、なぜFAXがテレワークの妨げになるのかを整理したうえで、取引先にFAX廃止を頼まずに解決する方法を紹介します。
なぜFAXだけ出社が必要になるのか
原因はシンプルで、FAXが物理的な機器での受信を前提にしているからです。オフィスに設置されたFAX機に紙が印字され、それを確認・入力する業務フローになっている限り、その紙を見るために誰かが出社する必要があります。メールや chatツールがどれだけクラウド化されても、FAX受注だけはこの制約から抜け出せません。
取引先にFAX廃止を頼む前にできること
「取引先にWeb発注へ切り替えてもらう」ことも選択肢の一つですが、これは実現のハードルが高い方法です(詳しくは「取引先がFAXをやめてくれない」で整理しています)。取引先の協力を前提にしなくても、受注側の受け取り方・処理の仕方を変えるだけで、出社の必要性はなくせます。ポイントは2段階です。
段階1: 受信そのものをクラウド化する
インターネットFAXやクラウドFAXと呼ばれるサービスを使うと、FAX回線への着信をPDFやメールとして受け取れるようになります。物理的なFAX機がなくても着信を受け取れるため、まず「紙を見るために出社する」という制約そのものがなくなります。取引先は今までどおりFAX番号に送るだけなので、取引先側の協力は不要です。
段階2: 受信後の処理もクラウド化する
受信がPDF化できても、そのデータを読み取って基幹システムに入力する作業が社内でしかできない状態では、結局出社が必要になります。読み取り・確認・CSV出力までをクラウド上のサービスで完結できれば、この工程も出社不要になります。ブラウザからアクセスできる環境であれば、自宅からでも普段どおりの確認作業ができます。
段階1と段階2をあわせることで、「FAXの受信」から「基幹システムへの取込」までの一連の流れが、社内のFAX機に依存しない形になります。
出社不要にする以外のメリット
FAX受注をクラウド化すると、テレワーク対応以外にも副次的な効果があります。
- 台風や大雪などで出社が難しい日でも、受注処理が止まらない
- 複数拠点がある場合、拠点ごとにFAX機を置かなくても一元的に処理できる
- 紙の原本を保管・破棄する手間が減る
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。FAXの自動受信機能そのものは提供していませんが、インターネットFAXサービス等で受信したPDF・画像データをそのままアップロードして、読み取り・確認・CSV出力までブラウザ上で完結できます。ダッシュボードへはインターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
無料トライアルは30枚または14日間、クレジットカードの登録も不要です。段階2にあたる「受信後の処理」から、まずはお試しください。