Bカート(BtoB EC)の受注データを販売管理システムに取り込む — カスタムCSVの列設計と、FAX受注と併存させる運用
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BtoB ECの「Bカート」を導入すると、取引先はWeb画面から発注できるようになります。ところが実際に運用してみると、Bカート経由の注文と、これまで通りFAXや電話で届く注文が同時に存在する状態になることがあります。理由は単純で、取引先の全社が一斉にWeb発注へ切り替えてくれるわけではないからです。
Bカート経由の注文はダウンロードすればCSVになりますが、FAX・電話の注文はそのままでは形が揃いません。この記事では、Bカートの受注データを自社の販売管理システムに取り込むためのCSVの準備と、FAX受注が残る場合にどちらへ寄せて一元管理するかの考え方を整理します。
なお、Bカート側の仕様として書いているのは、公式サイト(bcart.jp)と公式ユーザーガイド(userguide.bcart.jp)で確認できる範囲に限っています。プラン・オプションによって使える機能は変わることがあるため、実際の設定は必ずお使いのプランのガイドで確認してください。
出力側でできること: カスタムCSVで列構成を取込先に合わせる
Bカートの受注情報は、受注一覧ページで選択した内容を、用意されたフォーマットでCSVとしてダウンロードできます。
これに加えてカスタムCSV機能があり、受注情報・商品情報・会員情報のCSVを自由な列構成で作成・ダウンロードできると公式サイトで案内されています。用途に合わせて項目をカスタムしたオリジナルのCSVを管理画面にあらかじめ登録しておけば、以後は通常のCSVと同じ操作(受注一覧から対象を選んでダウンロード)で、その列構成のファイルが出力される仕組みです。
ここが効くポイントです。取込エラーの多くは「データの中身」ではなく「渡し方の作法」で起きます。自社の販売管理システムが受け入れる列名・列順にあらかじめ合わせたカスタムCSVを1つ登録しておけば、ダウンロードするたびにExcelで列を並べ替える作業がまるごと不要になります。
- 取込先の販売管理システムが受け入れる列の仕様(項目名・順番・桁数)を先に確認する
- その形になるようカスタムCSVを1つ登録し、登録したら以後は触らない
- 用途ごとに複数のカスタムCSVを登録できるため、「基幹システム連携用」「経理確認用」のように名前を分けて管理する
毎回同じ加工をExcelで手作業しているなら、その加工こそが取込エラーの発生源です。出力側の設定に寄せられるものは、すべて寄せてください。
FAX受注をどちらに一元化するか、という分岐
ここが、他のプラットフォーム連携の記事とBカートで大きく違う点です。
多くのBtoB受発注プラットフォームは「プラットフォーム側からCSVを出力し、基幹システムに取り込む」という一方向の流れしかありません。ところがBカートには、**Bカートの注文画面以外で受けた注文(電話・FAXなど)を、CSVを使ってBカートの管理画面側に取り込む「受注CSVインポート機能」**が公式に用意されています。公式ブログでは、この機能は本部が支店の注文をまとめて送る場合や、複数拠点からの注文データをまとめて取り込みたい場合などに使われると紹介されています。
つまり選択肢は2つあります。
| 一元化の方向 | やること | 向いている状況 |
|---|---|---|
| 基幹システム側に寄せる | Bカートのカスタム CSVを基幹の形式に合わせて出力し、FAX注文は別途同じ形式にして取り込む | 基幹システムがすでに受注管理の中心になっている。販売管理ソフトの機能(在庫・請求など)を軸に運用したい |
| Bカート側に寄せる | FAX・電話で受けた注文をCSVにしてBカートの受注CSVインポート機能で取り込み、Bカートを受注の一元管理場所にする | Bカート導入をきっかけに受注管理そのものをBカートに寄せたい。基幹システムへの取込はBカート側でCSVを1本にまとめてから行いたい |
どちらが正解ということはありません。大事なのは、受注データの「本当の置き場所」を1つに決めることです。決めずに運用すると、Bカート側の受注件数と基幹システム側の受注件数がそれぞれ独立して増えていき、締めの前に両方を突き合わせる作業が発生します。これはBtoBプラットフォーム受発注からの取込で起きる二重管理と同じ構造の問題ですが、Bカートは受注データの受け皿を自社側(Bカート)にも基幹側にも選べる点が異なります。
Bカート側に寄せる場合に決めておくこと
Bカート側を受注の一元管理場所にすると決めた場合、FAX・電話の注文をBカートに取り込む前に、次の3つを決めておく必要があります。
1. 受注CSVインポート用のフォーマットを固定する
受注CSVインポート機能は、Bカートが指定するフォーマットに沿ったCSVを用意して取り込む仕組みです。FAX注文書から起こしたデータをそのまま流し込めるわけではなく、Bカート側が受け付ける項目・列に合わせて作る必要があります。フォーマットの詳細はBカートのユーザーガイド(受注インポートのページ)で確認し、一度確認した形式は変更せずテンプレートとして固定してください。
2. 取引先・商品のコードをBカート側のマスタと一致させる
FAX注文書には、取引先の呼び名や品番がそのまま書かれています。これをBカート側の会員コード・商品コードに変換してからでないと、取り込んでも受注データとして成立しません。商品マスタはCSVインポート機能でBカート側に登録・更新できると公式サイトで案内されているため、商品マスタの整備が先、受注データの取込が後、という順番はここでも同じです。
3. 出荷実績もBカート側で完結させるか決める
Bカートには出荷実績をインポートする機能も用意されています。受注をBカート側に一元化するなら、出荷の実績もBカート側に戻して初めて「受注から出荷まで1か所で追える」状態になります。受注だけBカートに寄せて出荷実績は基幹側のまま、という中途半端な状態にすると、結局どちらが正なのか分からなくなります。
基幹システム側に寄せる場合
一方で、すでに販売管理ソフトが在庫管理・請求・入金消込までを担っているなら、無理にBカート側へ寄せる必要はありません。この場合は、基幹システムへのCSV取込でよくあるエラーと対処法で扱っている一般的な準備がそのまま当てはまります。
- Bカートのカスタム CSVを、基幹システムが受け入れる列名・列順に合わせて登録する
- FAX・電話の注文も同じ列名・列順のCSVにしてから基幹に取り込む
- 基幹システムへの入り口を1本にし、取り込んだ件数を1か所で数える
FAX注文書側の表記ゆれ(日付の和暦・西暦、単位の「3ケース」「3c/s」、全角半角など)を先に揃えておく必要がある点は、FAX注文書をCSVにする前に整えたい「表記ゆれ」にまとめた内容と同じです。
進め方のまとめ
- Bカート・基幹システムのどちらを受注データの本当の置き場所にするか、先に決める
- 決めた側が受け入れる列名・列順を確認し、カスタムCSV(または基幹側の取込フォーマット)を1つ登録する
- 取引先・商品のマスタを先に整え、FAX注文書の呼び名・品番から正しいコードへ変換できる状態にする
- FAX・電話の注文を、決めた形式のCSVに揃えてから取り込む
- まず1件だけのファイルで取り込み、想定した列がすべて値として入っているか画面で確認する
- 通ったらまとめて取り込む。件数はBカート・基幹のどちらか1か所で数える
手順5の「1件だけで通す」は、受注CSVを二重に取り込んでしまった時の戻し方でも触れたとおり、まとめて流してから間違いに気づくより結果的に速く済みます。
Bカートを導入しても効果が薄く感じるとしたら、それは導入の失敗ではなく、FAX受注の置き場所を決めていないことが原因であることが多いです。全取引先をWeb発注に移行させることは受注側の努力だけでは決められませんが、FAX側の受け皿をどちらに決めるかは、取引先に何も頼まずに自社だけで進められます。
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。FAX・手書きの注文書をアップロードするとAIが下書きを作り、担当者は自信のない項目だけを確認して確定します。転記にかかる時間を1/10程度に圧縮することを狙ったサービスです。
CSV出力では、文字コード(UTF-8 / Shift_JIS)と列名・列順を一度登録しておけば、次回から同じ形式で出力されます。Bカートのカスタム CSVと同じ列構成に揃えておけば、受注CSVインポート機能にそのまま流し込める形にできますし、基幹システム側に寄せる場合もその形式に合わせて出力できます。
料金は9,800円/月(税抜・500枚まで)から、初期費用0円・いつでも解約可能です。Bカートに乗らない取引先の分だけが手入力で残っている方は、無料トライアル(30枚または14日間、クレジットカード登録不要)で、実際にお使いの帳票との相性を確かめてみてください。