CO-NECT(コネクト)の受注データを基幹システムに取り込む — CSVダウンロード機能とFAX取引先が残る運用
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受発注システム「CO-NECT(コネクト)」を取引先の一部が使い始めても、全社が一斉に切り替わるわけではありません。CO-NECT株式会社自身が公開しているプレスリリースでも、ある企業の例として「取引先の6割は受発注システムからの注文になったが、4割の取引先からはFAXでの発注が来る」という状況が紹介されています。CO-NECTを導入した後も、しばらくはCO-NECT経由の注文とFAXの注文が同時に届く期間が続くということです。
この記事では、CO-NECTの受注データを自社の販売管理システムに取り込むためのCSVの準備と、FAX注文が残る間どう受け止めるかを、公式サイト・公式ヘルプセンターで確認できる範囲に絞って整理します。プラン・オプションによって使える機能は変わることがあるため、実際の設定はお使いのプランのヘルプで確認してください。
出力側でできること: カスタムCSVで列構成を取込先に合わせる
CO-NECTのヘルプセンターによると、受注データはCSVファイルとしてダウンロードでき、これに加えてカスタムCSV機能で受注明細の任意項目をカスタマイズしてダウンロードできると案内されています。
CO-NECT株式会社の公式プレスリリース(2024年公開)では、この受注データCSVダウンロード機能がさらに拡張され、「ダウンロード項目の並び替え、任意選択」「ユーザー定義項目のダウンロード対応」が追加されたことが発表されています。想定されている利用者は、RPA(Robotic Process Automation)や手作業でCO-NECTと基幹系システムのデータ連携を行っている企業で、拡張の目的は「基幹系システムなどとのデータ連携をよりスムーズにする」ことだと明記されています。
つまり、自社の販売管理システムが受け入れる列名・列順・桁数をあらかじめ確認し、その形に合わせたカスタムCSVを1つ登録しておけば、以後は受注一覧から対象を選んでダウンロードするだけで、毎回同じ列構成のファイルが出力される仕組みです。ダウンロードのたびにExcelで列を並べ替える作業は、出力側の設定に寄せられる範囲であれば不要にできます。
FAX受注が残る分は、CO-NECT側でどう扱われるか
ここがCO-NECTの特徴的なところです。CO-NECT株式会社の公式プレスリリース(2024年12月公開)によると、「CO-NECT AIデータ変換」という機能が用意されており、FAX、CSVファイル、他社EDIなど様々な形式で受け取った注文データをインポートし、CO-NECT形式の受注データへ一括変換できると説明されています。
同プレスリリースでは、単位変換の具体例として「豚ひき肉 1kg」という発注書の記載を、商品マスタに登録された「豚ひき肉 500g/パック」という単位に合わせて「豚ひき肉 2パック」へ自動変換する仕組みが紹介されています。取引先ごとに発注の書き方(単位・呼び方)が違っていても、CO-NECT側の商品マスタに寄せて統一できるという発想です。
重要なのは、この機能を使う場合でも取引先はこれまで通りFAXで発注を送ってよいとされている点です。プレスリリースの表現を借りると「取引先は従来の発注方法のまま、受注企業側で『CO-NECT』を活用することが可能」であり、受注情報をCO-NECTに集約して一元管理することが狙いです。取引先にシステム移行を頼まなくても、受注側の手元でCO-NECT経由・FAX直送の両方を同じ受注データの形に揃えられる、という位置づけです。
それでも残る、基幹システムへの入り口の問題
CO-NECT AIデータ変換は「バラバラな受け取り方をCO-NECT形式に揃える」機能であって、「CO-NECTのデータを自社の基幹システムに取り込む」機能ではありません。この2段階を混同すると、CO-NECT側は整理できているのに基幹側の取込でつまずく、という状態になります。
整理すると、CO-NECT経由の運用は次の2段階に分かれます。
| 段階 | やること | 使う機能 |
|---|---|---|
| ①受け取り方を揃える | CO-NECT注文・FAX注文・他社EDIの注文を、すべてCO-NECT形式の受注データに統一する | CO-NECT AIデータ変換(対応プランのみ) |
| ②基幹システムに渡す | ①で揃えたCO-NECTの受注データを、CSVとして自社の販売管理システムが受け入れる形式で出力する | カスタムCSV機能 |
①だけ整えて②を後回しにすると、CO-NECT画面上ではきれいに一本化されているのに、基幹システムへは相変わらず手作業で転記している、という状態になりがちです。CO-NECT導入の効果を実感するには、②のカスタムCSVを基幹システムの取込仕様に合わせて先に固定しておく必要があります。
FAX注文書側の表記ゆれ(日付の和暦・西暦、単位の「3ケース」「3c/s」、全角半角など)を整えてからCO-NECTに渡す準備については、FAX注文書をCSVにする前に整えたい「表記ゆれ」で扱った内容がそのまま当てはまります。
AIデータ変換に対応していないプラン・時期の場合
「CO-NECT AIデータ変換」は比較的新しい機能のため、契約中のプランや導入時期によっては使えないことがあります。その場合、FAX注文はCO-NECTを経由せず、従来どおり受注担当者が読み取って基幹システムに直接入力する形が残ります。
この状態でも、CO-NECT経由の注文と手入力のFAX注文を同じ列名・列順のCSVにそろえてから基幹システムに取り込む、という発想自体は有効です。
- CO-NECT側は、カスタムCSV機能で基幹システムの取込形式に列を合わせて出力する
- FAX注文は、手入力または別の方法でCSV化し、CO-NECT側と同じ列構成にそろえる
- 基幹システムへの取込口を1本にし、取り込んだ件数をどちらか1か所で数える
FAXが残る場合の受注データの持ち方は、BtoBプラットフォーム受発注の注文データを自社の基幹システムに取り込むで扱った、プラットフォームとFAXの二重管理を防ぐ考え方と基本的に同じです。CO-NECTはAIデータ変換という一段階を追加で持てる分、統一の負担を製品側に寄せられる余地がある、という違いになります。
進め方のまとめ
- 契約中のプランでCO-NECT AIデータ変換が使えるか、対応状況をヘルプセンターまたはサポートに確認する
- 使える場合は、FAX・他社EDIの注文も含めてCO-NECT形式に統一する設定を先に整える
- 自社の販売管理システムが受け入れる列名・列順・桁数を確認し、カスタムCSVを1つ登録して固定する
- AIデータ変換が使えない場合は、CO-NECT側と手入力のFAX注文を同じ列構成のCSVにそろえる運用を先に決める
- まず少数の注文で取り込み、想定した列がすべて値として入っているか画面で確認してから本運用に移す
手順5の「少数でまず通す」は、受注CSVを二重に取り込んでしまった時の戻し方でも触れたとおり、まとめて流してから間違いに気づくより結果的に速く済みます。
CO-NECTを導入しても業務量が思ったほど減らないと感じるとしたら、原因の多くはCO-NECT自体の機能不足ではなく、基幹システムへの入り口が整っていないことにあります。取引先の何割がCO-NECTに乗ってくれるかは受注側の努力だけでは決められませんが、受け取った後の受注データをどう1本にまとめるかは、取引先に何も頼まずに自社だけで決められる部分です。
手前味噌の紹介
この記事を書いているのは、注文書特化サービス注文書係(ちゅうもんしょがかり)の運営者です。FAX・手書きの注文書をアップロードするとAIが下書きを作り、担当者は自信のない項目だけを確認して確定します。転記にかかる時間を1/10程度に圧縮することを狙ったサービスです。
CO-NECT AIデータ変換に対応していないプラン・時期でFAX注文だけが手元に残っている場合や、そもそもCO-NECT未導入でFAX注文を基幹システム向けのCSVにしたい場合、どちらの入り口としても使えます。CSV出力は文字コード(UTF-8 / Shift_JIS)と列名・列順を一度登録しておけば、次回から同じ形式で出力されるため、CO-NECTのカスタムCSVと同じ列構成に揃えておけば取込口を1本にできます。
料金は9,800円/月(税抜・500枚まで)から、初期費用0円・いつでも解約可能です。CO-NECTに乗らない取引先のFAX注文だけが手入力で残っている方は、無料トライアル(30枚または14日間、クレジットカード登録不要)で、実際にお使いの帳票との相性を確かめてみてください。